ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN IM UMSATZSTEUERRECHT.
NEU: Vereinfachung des Verfahrens zur Übermittlung elektronischer Rechnungen zugelassen
ABER: Konkretisierung der praktischen Anwendungserfordernisse durch das BMF zur endgültigen Rechtssicherheit steht noch aus (Stand 23. September 2011)
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, dem der Bundesrat am 23. September 2011 zugestimmt hat, sind rückwirkend zum 1. Juli 2011 die Vereinfachungsregelungen zur elektronischen Übertragung von Rechungen in Kraft getreten.
Papier- und elektronische Rechnungen sind nunmehr gleich zu behandeln. Sowohl bei Papierrechungen als auch bei elektronischen Rechnungen gilt, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Sicherstellung der Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer vorliegen müssen. Dies gilt erstmals für Rechnungen, die nach dem 30. Juni 2011 ausgestellt wurden.
Bisher wurden auf elektronischem Wege übermittelte Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke nur anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch
- eine qualifizierte elektronische Signatur oder
- eine qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbierterakkreditierung nach dem Signaturgesetz
- oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI)
gewährleistet wurden.
Sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der Aufbewahrungsfrist die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrt ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten. Durch die Neuerung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind nun über die oben genannten Verfahren auch andere Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG zulässig:
- der Empfang als E-Mail (ohne oder mit einfacher Signatur versehen)
- als PDF- oder Textdatei (MS-Office oder anderes Format im E-Mail-Anhang oder als Web-Download)
- per Computer-Telefax, Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder
- im Wege des Datenträgeraustausches (z.B. USB etc.)
In diesen Fällen ist der Unternehmer aber zur Überprüfung durch innerbetriebliche Kontrollverfahren verpflichtet. Unter "innerbetrieblichen Kontrollverfahren" sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Es bleibt dem Unternehmer überlassen, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z. B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie von Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag,Lieferschein). Eine zusätzliche Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahren gibt es dabei nicht.
Wichtig: die elektronische Archivierung kann nicht durch Aufbewahrung in Papierform ersetzt werden. Es ist keine Umwandlung für Archivierungszwecke zulässig.
Schief gelaufen: Die Sekretärin druckt die per E-Mail eingegangene elektronische Rechnung dreimal aus, verteilt sie an Sachbearbeiter und löscht anschließend die E-Mail. Folge = kein Vorsteuerabzug!
Risiken gibt es sowohl bei Eingangs- als auch bei Ausgangsrechnungen. Am gefährlichsten ist dabei die Versagung des Vorsteuerabzugs bei Eingangsrechnungen.
Für die effektive Umsatzsteuerkontrolle durch die Finanzverwaltung hat man die Vorschriften dahingehend ergänzt, dass im Rahmen einer Umsatzsteuernachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen und elektronische Rechnungen auf Verlangen des Prüfers eingesehen werden können.
Katastrophenfall: Die Archivierung ist nicht ordnungsmäßig. Der Prüfer erkennt nach Monaten oder Jahren die gesamten Vorsteuerbeträge nicht an und geht mit einem schönen "Mehrergebnis" nach Hause. Sofern der Lieferant noch existiert, können sie zwar neue Papierrechnungen besorgen. Der Vorsteuerabzug wird ihnen dann erst aktuell gewährt (nicht rückwirkend), so dass zumindest ein Schaden von 6 % Zinsen verursacht wird. Der vorgenannte Fall ist zwar zurzeit strittig, kann aber Liquiditätsplanungen eventuell erheblich durcheinander bringen.
Fazit: Die Neuregelung ist zwar insgesamt zu begrüßen, aber kann bei Nichtbeachtung der einzelnen Vorschriften brandgefährlich sein.
Unsere Beratungsempfehlungen:
Bereits seit Ende 2011 wird mit einem ergänzenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums gerechnet, das insbesondere die Handhabung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens beschreibt und Klarheit über zugelassene Aufbewahrungs-formen und -medien gibt. Derzeit besteht in der Praxis sowie in der Literatur große Unsicherheit hinsichtlich der rückwirkenden Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Juli 2011.
Sollten Sie absolute Rechtssicherheit wünschen, empfehelen wir daher bis zur Veröffentlichung des BMF-Schreibens weiterhin die folgenden drei Alternativen, um den Vorsteuerabzug aus den Eingangsrechnungen sicherzustellen:
- bestehen Sie auf einer Papierrechnung oder
- auf die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder
- auf die Übertragung der Rechnungsdaten per EDI-Verfahren (electronic data interface)
Sollten Sie bereits elektronische Rechnungen empfangen haben oder selbst versenden bzw. stehen bei Ihnen entsprechende Projekte an, die elektronischen Rechnungsversand erfordern, sprechen Sie uns bitte umgehend an. Wir beraten Sie gerne.
Sollten Ihrem Unternehmen die technischen Voraussetzungen oder Kapazitäten für die eigene Umsetzung der o.g. Verfahren fehlen, besteht auch die Möglichkeit in den Prozess Dienstleister einzubeziehen, die bespielsweise Ihre Ausgangsrechnungen mit einer Signatur versehen. Auch die DATEV bietet bereits heute kostengünstige und komfortable Komplettlösungen an, mit der Sie als Rechnungsempfänger gesetzeskonform die Prüfung der elektronischen Signatur vornehmen können und die Rechnung mit Prüfzertifikat archivieren sowie ihre ausgehenden Rechnungen signiert und archiviert werden können.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema oder Interesse an den Lösungen der DATEV haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung.
