ÖFFENTLICHES VERFAHRENSVERZEICHNIS.

Angaben gem. § 4g Abs. 2 i.V.m. § 4e Nr. 1-8 BDSG

1. Angaben zur verantwortlichen Stelle:

Name oder Firma und Anschrift der verantwortlichen Stelle:

Leiter der verantwortlichen Stelle (Inhaber) und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen :

Wirtschaftsprüfer Steuerberater Kurt Carstens
Steuerberater Hergen Kalitzki
Wirtschaftsprüferin Steuerberaterin Dipl.- Kauffrau Ina Paries
Steuerberater Dipl.- Kaufmann Markus Hildebrandt
Steuerberater Dipl.- Kaufmann Jörg Bischoff

2. Umsetzung des Datenschutzes

Die Kanzlei CRT Carstens & Partner Steuerberatungsgesellschaft beschäftigt sich mit der steuerrechtlichen, betriebswirtschaftlichen und finanzbuchhalterischen Betreuung von Mandanten. Die CRT Carstens Revision und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft befasst sich im Wesentlichen mit der Prüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen. Der Schutz personenbezogener Daten ist beiden Kanzleien ein besonders wichtiges Anliegen. Deshalb beachtet die Kanzlei bei allen Aktivitäten und Kundenkontakten die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

3. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

Betrieb einer Steuerberatungskanzlei und einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit den dazugehörigen Geschäftszwecken. Insbesondere mit Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung und Erfüllung der steuerlichen, handelsrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Pflichten, Vertretung in behördlichen und (finanz-)gerichtlichen Verfahren im Zuge der Aufgabenerfüllung der Kanzleien.

Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung von personenbezogenen Daten erfolgt des Weiteren zum Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Erfüllung der diesbezüglichen gesetzlichen Pflichten.

• Interne Personalverwaltung: Datenerhebung, -verarbeitung, -nutzung und ggf. –übermittlung zu eigenen Zwecken und zur Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher gesetzlicher Verpflichtungen
• Interne IT-Verwaltung: Zwecke der Datenschutzkontrolle (Protokollierung zur Eingabekontrolle) und der Verfügbarkeitskontrolle
• Interne Finanzbuchhaltung und finanzbuchhalterische Verwaltung
• Datenverarbeitungsverfahren im Einzelnen: Betriebliches Rechnungswesen, Abschlussprüfung, Personalabrechnung, Steuerberechnung und –Erklärung, Wirtschaftsberatung, Stammdaten- und Auftragsverwaltung, internes Controlling, Fakturierung und Mahnwesen, interne Dokumenten- und Datenverwaltung, interne Personalverwaltung, Abwicklung von Bewerberverfahren, interne Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Protokollierung auf System- und Anwendungsebene, Datensicherung und Datenarchivierung, elektronische Kommunikation, Internetseitenauftritt.

4. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien:

Zur Erfüllung der unter Punkt 3 genannten Zwecke werden zu folgenden Gruppen im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet oder genutzt:

Mandanten:

• steuerlich relevante Daten jedweder Art
• Daten der Finanzbuchhaltung
• Daten, die zur Lohnbuchhaltung benötigt werden
• Adressen und allgemeine Kommunikations- und Kontaktdaten, Ansprechpartner
  
• Auftrags-, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie Bankverbindungen
• Daten zur IT-Kommunikation
• Abrechnungs- und Leistungsdaten
• Betreuungsinformationen

Interessenten:

• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten, Ansprechpartner
• Kontaktdaten
• Daten zur IT-Kommunikation
• Betreuungsinformationen

Mitarbeiter:

• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
• Personaldaten für die Personalverwaltung, u.a. Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertragsdaten
• Lohnabrechnungsdaten
• Bankverbindungen
• Daten zum Zweck der Eingabekontrolle

Bewerber:

• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
• im Wesentlichen Bewerbungsdaten, die im Rahmen der Bewerbungen von den Bewerbern mitgeteilt werden
• Unterlagen von abgelehnten Bewerbern werden in der Kanzlei nicht vorgehalten.
• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten,
• Ansprechpartner
• Kontaktdaten
• Bankverbindungen
• Daten zur IT-Kommunikation
  

Lieferanten, Dienstleister, Vertragspartner:

• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
• Kontaktdaten
• Vertrags- und Zahlungsdaten sowie Bankverbindungen
• Daten zur IT-Kommunikation
• Betreuungsinformationen

Öffentliche Behörden:

• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
• Ansprechpartner
• Kontaktdaten
• Bankverbindungen
• Daten zur IT-Kommunikation

Nicht-öffentliche Stellen:

• Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
• Ansprechpartner
• Kontaktdaten
• Daten zur IT-Kommunikation

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

5.1 Interne Empfänger

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen wurden durch Mitarbeiter innerhalb des Kanzleigebäudes, vor Ort beim Mandanten sowie an vorhandenen Heimarbeitsplätzen bearbeitet.

5.2 Öffentliche Empfänger

• Finanzbehörden
• Gemeinden, Städte, Kreise
• Sozialversicherungsträger, u.a. Krankenkassen, Rentenversicherung, Bundesknappschaft, Berufsgenossenschaft
• Statistische Ämter
• Elektronischer Bundesanzeiger
• Arbeitsämter und Förderstellen
• Verbände und Kammern

5.3 Nicht-öffentliche Empfänger

• Versicherer der betroffenen Personen
• Kreditinstitute
• ggf. Anteilseigner
• Vertragspartner oder möglicherweise zukünftige Vertragspartner der betroffenen Personen
• Gutachter
  
• ggf. Interessenverbände

erhalten die Daten nach vorheriger Autorisierung der Datenweitergabe durch die betroffenen Personen. Im Einzelfall erfolgt eine Datenübermittlung an Rechtsanwälte bei gerichtlichen Verfahren (s.a. Vertragspartner der betroffenen Personen).

5.4 Weitere Empfänger, denen die Daten prozessbedingt mitgeteilt werden können

Die Kanzleien CRT Carstens & Partner Steuerberatungsgesellschaft und CRT Carstens Revision und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeiten mit Auftragsdatenverarbeitern zusammen, die einen Teil der Datenverarbeitung als Auftragsdatenverarbeitung bzw. Datenarchivierung übernehmen:

• Rechenzentrumsdienstleistungen der DATEV eG
• EDV-Dienstleister zur Wartung der Hard- sowie Software und Entsorgung von Datenträgern
• Aktenvernichtungsunternehmen
• Unternehmen zur Wartung der Kanzleidrucker und Faxgeräte
  
• Unternehmen zur Wartung der TK-Anlage
• Kurierdienst

Die Datenverarbeitung im Auftrag erfolgt ausschließlich im Rahmen der weisungsgebundenen Auftragsbearbeitung nach § 11 BDSG.

Die Kanzleien  CRT Carstens & Partner Steuerberatungsgesellschaft und CRT Carstens Revision und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeiten mit Kooperationspartnern zusammen, die nach vorheriger Autorisierung durch die betroffene Person personenbezogene Daten erhalten und verarbeiten.

5.5 Weitere Dienstleister, die durch die Kanzlei beauftragt werden

Die Kanzleien  CRT Carstens & Partner Steuerberatungsgesellschaft und CRT Carstens Revision und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt folgende Dienstleister, die jedoch keinen orginären Zugriff auf die Daten erhalten:

• Reinigungsunternehmen
• Dienstleister im Handwerk
• Speisen- und Getränkelieferanten
• Büromaterialdienst etc.

5.6 Verschwiegenheitsverpflichtung der möglichen Empfänger

Alle Mitarbeiter der Kanzleien sind auf die Wahrung des Datengeheimnisses und des Datenschutzes nach § 5 BDSG sowie auf die besondere berufsständische Verschwiegenheit verpflichtet.

Die Kooperationspartner und Dienstleister der Kanzleien werden aufgrund analoger gesetzliche Regelungen ebenfalls zur Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung verpflichtet.

6. Lösch- und Aufbewahrungsfristen

Nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen für die betroffenen Daten erfolgt deren Löschung, wenn die oben genannten Zwecke entfallen. Aus möglichen Haftungsgründen können die Daten im Einzelfall auch länger aufbewahrt werden.

7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb EU/EWR)

Es werden grundsätzlich keine Datenübermittlungen an Dritte in Drittstaaten durchgeführt.

Sofern eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Ausnahmefällen erforderlich sein sollte, erfolgt diese nur nach Maßgabe der gesetzlichen Zulässigkeitsvorschriften gemäß §§ 4b und 4c BDSG. Im Einzelfall werden die Einverständniserklärungen der Mandanten eingeholt.

8. Anpassungen

9. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten der Kanzlei

Elsner Datensysteme GmbH
Max-Planck-Str. 3
27721 Ritterhude
eMail:  info@datensysteme.info

oder über uns:

eMail:  info@crtsteuerberatung.de
Tel.: 04731/868-125

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